三抓三放 時間用在刀口上！

作者/ 台大化工研究所教授 呂宗昕

捨棄一切的無關緊要
每天都從「專心去做最重要的事」開始，有一天，你也會向比爾蓋茲一樣成功。

你經常需要搶時間工作嗎？工作好像總是做不完？成天被客戶、老闆追跑？
待辦文件堆積如山？如果你正為這些問題困擾，「時間管理」是最佳解決之道。

管理大師彼得‧杜拉克 (Peter Drucker) 說過：
「時間是世界上最短缺的資源，除非善加管理，否則一事無成。」

每個上班族都可望時間。我們需要時間處理辦公室內應做之事，也需要時間在繁忙與休閒生活間取得平衡。即使每個人對時間的冀求如此強烈，但實際上多數人對時間管理的概念都十分模糊，更何況無論學校教育或職前訓練，都未曾教過這重要的一課。

天資聰穎者在職場中，藉著經驗累積及失敗的歷練，可以在跌跌撞撞中順利摸索出掌握時間的訣竅；天資平庸者即使經歷挫敗，也未必能適時調整方向，領悟出適合自己的時間應對模式。

管理，全靠「學習」與「練習」

其實，時間管理是需要學習的，正如同你過去曾努力學習任一專業技能與科目一樣

時間管理也需要練習，在明瞭相關原則與技巧之後，必須身體力行、加以實踐才能為自己「搶」得寶貴的時間。

有一次，和某家電子公司總經理晤談時，他提到對於龐大的企業體而言，提高營運績效是終極目標，而他自己的首要目標是簡化工作。

那次談話讓我深有所感。
比爾蓋茲大概是科技業最忙碌的總裁之一，他年輕時就已懂得要跟時間賽跑。
他熱愛電腦，尚未自哈佛大學畢業，就迫不急待地在車庫裡創業。創立微軟那年，還未滿20歲。
在創業最初的7年裡，他只休15天假。比爾蓋茲認為工作是一場競賽，他喜歡在緊要關頭全力以赴的感覺，也深深享受伴隨而來的快樂與成就感。

他勇於追逐時間，結果打造出有史以來最強大的電腦軟體王國，為全世界數以億計的人們提供工作上的幫助及便捷。
他最喜歡的是電腦，最想積極擁抱的是高科技，所以才心甘情願，將絕大部分時間資源，都投注電腦科技。

深入瞭解比爾蓋茲的故事後，可將他的成功歸因於3大要素：

1.設立明確目標

他知道電腦是明日科技的夢想，也深信自己就是實現那夢想的人。
在心中訂立明確工作目標，設定清楚的工作藍圖，詳細規劃工作進度，就義無反顧努力追夢。

2.集中焦點攻擊

「Focus」這個單字是名詞，也是動詞。名詞是指焦點，動詞則是指集中焦點，比爾蓋茲將精力及時間全部投注在電腦科技的研發，集中焦點猛力攻擊，所以能在短時間內締造驚人的卓越成果。

3.簡化工作內容

比爾蓋茲一心一意專心經營他的軟體王國，無暇兼顧其他事務。他大幅簡化工作內容，使自己可以心無旁鶩地專於本業。工作簡化，讓他能專心思考，大幅減少無謂的時間浪費，進而獲得關鍵性的勝利。

「電視冠軍」節目曾介紹一位「水果達人」他為了讓果樹結出最碩大、最甜美的果實，總在果樹開花後摘掉大部分花朵，僅留兩、三個花苞。(這技術在農業上被稱為「疏果」)

「這樣不就會使果實產量大減嗎？」訪問者不解地問。
「我要讓全部養分都灌注在這幾個花苞上，這樣自然能夠結出最大、最甜的果實。」
達人自信滿滿地說。
水果達人的秘訣非常值得我們參考。

為自己的生活大樹 進行疏果

如果把樹木的主樹幹比喻為本業工作的話，那些旁生的細小枝幹就可能相當於瑣碎的雜務、不具意義的是、冗長無聊的會議、徒具表面功夫的人際交往等。以「時間養分」來說，這些細小枝幹與主樹幹是競爭者，所有養份將悉數灌注在主樹幹上，可使樹幹迅速拔高，成為頂天立地、高聳入雲的大樹。

我非常同意那位總經理的看法。工作必須適當簡化，有限的時間資源才能被有效利用。
我本身在忙碌生活中，也是利用簡化工作的概念，替自己爭取更多時間。

該如何簡化工作？「三抓三放」原則可供參考：

1.抓大事，放小事

集中思考工作上的大事，對於微不足道的小事，無須過度煩心。
高階管理者必須為公司明確定位，掌握未來發展的重要方向，別為枝微末節而操心；
基層員工應將時間用於可明顯提升業績的事務上，無關緊要的小事則盡量刪除。

2.抓正事，放雜事

要順利完成一件工作，有必要的程序及步驟，也就是完成任務的正事，而與完成任務無關的則稱為雜事。

一個有智慧的工作者應抓緊正事，將心力和時間集中投資於處理與該任務最相關的核心問題；至於與正式無關的雜事，可交由旁人處理，或是盡量避免，以簡化工作內容。

3.抓要事，放閒事

重要又緊急的事情應該再第一時間完成；
沒有時間壓力的閒事，則利用工作空檔，簡單處理即可。
要事與閒適的差別，在於對績效的貢獻度以及時間的緊迫程度。
高績效貢獻度、高時間緊迫性的要事必須優先處理，
低績效貢獻度、低時間緊迫性的閒事則可暫緩或刪除。
比爾蓋茲之所以能夠成功，是因為他熱愛電腦，也熱愛時間。

如果你也希望再事業上有一番大成就，就請抓住主幹，放棄枝幹，
有一天你也會成就大事業。

本文摘自《30雜誌》10月號